في ضوء معرفة طريقة كتابة تقرير يُذكر أنَّه يوجد أكثر من نوع من التقارير التي يُمكن أن تكون مطلوبة في المؤسسات على اختلاف الأنشطة وطبيعة العمل بها والغرض الذي يتم إعداد التقرير من أجله، حيث إنه كما يُعرف أنَّ لكل حدثٍ حديثًا، وبالتالي؛ فإن كل هدف أو غرض يتطلب إعداد نوع مختلف من التقارير؛ وعلى سبيل المثال؛ فإن التقرير الرسمي يختلف عن غير الرسمي يختلف عن تقارير المتابعة الدورية وغيرهم كما يأتي:
التقرير الرسمي
يُعدُّ هذا التقرير أشهر وأهم أنواع التقارير، وغالبًا ما تطلبه المؤسسات الحكومية والتقارير الخاصَّة بالأبحاث العلمية وغيرها، وهو يتألف من المكونات الآتية:
- رسالة افتتاحية مختصرة تتضمن الإشارة إلى ما سوف يتم ذكره عبر هذا التقرير.
- صفحة تحتوي على عنوان التقرير.
- مُلخص موجز لفكرة التقرير.
- جدول المحتويات موضح به رقم صفحة كل عنوان.
- المقدمة التي تشمل كل ما سوف يتم التطرق إليها في التقرير بشكل مختصر إلى حدٍّ ما.
- المحتوى الأساسي للتقرير في شكل عناوين ونقاط.
- خاتمة التقرير.
- المراجع.
- المرفقات.
التقرير غير الرسمي
يكون التقرير غير الرسمي أقصر وأكثر اختصارًا من الرَّسمي، وتتضمن طريقة كتابة تقرير غير رسمي على الأجزاء الآتية:
- مُقدمة تتضمَّن العنوان والهدف الأساسي من إعداد التقرير.
- محتوى التقرير الأساسي والذي يشمل: العناوين الأساسية، العناوين الفرعية، الشرح، والاستنتاجات.
- خاتمة تضمُّ لمحة سريعة عن النتائج التي تمَّ التوصُّل إليها والتوصيات والمقترحات إن وُجدتْ.
تقرير متابعة دورية
هو الخاص بمراقبة ومتابعة نشاط المؤسَّسة أو متابعة نشاط موظف أو غيرهم، هو يتكوَّن من:
- العنوان الذي يشمل موضوع التقرير الأساسي.
- المدة الزمنية التي سوف يتناولها التقرير.
- تاريخ تحرير وتقديم التقرير.
- المهام والإنجازات التي قد تم تحقيقها.
- العقبات والتحديات والإخفاقات إن وجدت.
- الأهداف والنتائج المتوقع حدوثها مستقبلًا.
تقرير تفتيش
التقرير الخاصَّ بالتفتيش هو الذي يتمُّ إعداده عن عمل تفتيش دوري أو تفتيش مفاجئ لمؤسسة أو موظف، وهو يتضمَّن ما يأتي:
- ملخص يُوضح ظروف إعداد التقرير.
- المحتوى الأساسي الخاصّ بما قد تمَّ القيام به أثناء هذا التفتيش.
- توضيح النتائج الي قد ترتبت على هذا التفتيش.
- الإشارة إلى الاستنتاجات وإرفاق أيَّةِ ملحقات.
تقرير شكوى
في بعض الأحيان؛ قد يقوم أحد الموظفين أو المدراء بتحرير تقرير من أجل تقديم شكوى ضد أحد العاملين أو تقديم شكوى بسبب أحد الاستراتيجيات غير المجدية التي يتمُّ تطبيقها على مسيرة العمل أو غيرهم، وهو دائما ما يحتوي على:
- عنوان التقرير، والغرض الأساسي منه.
- تاريخ تحرير التقرير.
- اسم مُقدم التقرير، واسم الطرف الثاني المراد رفع شكوى ضده.
- عرض المحتوى الأساسي الذي يتناول كافة المعلومات المتعلقة بطبيعة وموضوع الشكوى.
- خاتمة توضح الهدف الأساسي من تقديم هذا التقرير وهو الوصول إلى الصالح العام للعمل.